С 1 января 2020 года в России вступает в силу федеральный закон об электронной трудовой книжке.

Ежемесячный отчёт

Работодатели будут ежемесячно представлять в электронном виде в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника: сведения о приёме на работу или увольнении, о профессии, переводе с одной должности на другую, из одного структурного подразделения в другое, о переименовании организации и проч.
Первый отчёт о работниках за январь 2020 г. должен быть представлен до 15 февраля 2020 г. А с 2021 года некоторые данные будут представляться более оперативно. Так, данные о приёме на работу и увольнении работодатель будет передавать на следующий рабочий день – это нужно для того, чтобы у работника сразу были на руках эти сведения для его последующего трудоустройства. Остальные сведения работодатели будут представлять также ежемесячно.   
Все процессы будут осуществляться в рамках стандартных процедур на основе доработанных бухгалтерских компьютерных программ, поэтому работодателям нужно освоить новые версии программ, которые должны быть переданы страхователям после 15 декабря 2019 г.

Бумажная или электронная

По закону работодатель обязан до 1 июля 2020 года уведомить своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве. Гражданин в течение 2020 года может сделать выбор и написать заявление о том, что он либо оставляет свою бумажную трудовую книжку, либо переходит на электронную. В случае, если работник выбирает новый формат, бумажную трудовую книжку ему выдают на руки.
При увольнении работодатель предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (по выбору работника). В случае утери этого документа все сведения можно получить из базы данных ПФР.
Если работник выбирает бумажную трудовую книжку, работодатель продолжает её вести и при увольнении выдаёт на руки. У следующего работодателя такой работник также имеет право вести бумажную трудовую книжку или изменить свой выбор.
За человеком, который был в длительной командировке, в отпуске, болел или не работал, право написать заявление о своём выборе сохраняется и после 2020 года. До тех пор работодатель продолжит вести его трудовую книжку в бумажном виде.
Для сотрудников, которые с 2021 года впервые вступают в трудовую деятельность, организации будут регистрировать сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.

Ответственность

Работодатель несёт ответственность за несвоевременное, неполное или неправильное представление сведений о трудовой деятельности граждан. Если есть нарушения в сроках, полноте и достоверности представленной информации, Пенсионный фонд направляет информацию в Роструд, который применяет меры административного воздействия в отношении этого работодателя.
В электронной трудовой книжке будут содержаться сведения о причине увольнения (номер приказа и основание для увольнения), но без согласия сотрудника работодатель не сможет получить эти персональные данные.
Предоставление информации об имеющихся у работника наградах не предусмотрено. Это связано с тем, что и сейчас различные льготы, которые предоставляются в связи с наличием наград, назначаются не на основе сведений из трудовой книжки. Для этого нужно представить государственную награду и документы к ней в орган соцзащиты, Пенсионный фонд или иное учреждение.
Трудовая книжка – это инструмент для учёта стажа, а награды – для получения льгот.

Для анализа рынка труда

При передаче сведений о приёме на работу, увольнении и кадровых изменениях одновременно сообщаются данные о последней должности работника. Это нужно для анализа рынка труда, чтобы иметь точные данные о том, сколько людей трудоустроено, в каких отраслях и по каким профессиям. Например, для вузов и колледжей важно иметь представление, кто из их выпускников трудоустроился по своей специальности.

Статистика

Численность населения в России на 1 сентября 2019 года составила 146,7 млн. человек, при этом СНИЛС насчитывается около 156 миллионов. Это объясняется тем, что специальный номер индивидуального лицевого счёта присваивается всем гражданам Российской Федерации (работающим и неработающим), а также иностранцам, которые приехали в Россию и вступили в трудовые отношения на территории нашей страны.
В течение года Пенсионный фонд РФ получает данные о работе порядка 63 млн. человек. Это граждане, которые работали хотя бы один день в году.